Organisation d’événement professionnel : choisir un bon établissement hôtelier

L’organisation d’un événement d’entreprise est une action éreintante et chronophage. Il faut penser à tous les détails pour que l’occasion soit à la hauteur de la réputation de la société. Le choix du lieu est déterminant pour son bon déroulement. L’hotel-seminaire.be est un établissement hôtelier comme tant d’autres, qui propose d’accueillir ce genre de réunion professionnelle. Il faut définir vos attentes et vos besoins avant de fixer un lieu et de faire appel à un organisateur professionnel.

Organiser un événement professionnel

Séminaires, conférences, réunions, lancement d’un produit, les événements professionnels qu’une entreprise peut organiser sont nombreux. Vous pouvez organiser l’événement vous-même à travers un service de votre entreprise ou faire appel à un organisateur professionnel pour tout mettre en œuvre. Mais même dans ce cas, les détails de l’organisation dépendent de vous.

Quel type d’événement est-ce ? Pour un séminaire, la durée en moyenne est de 1 jour et demi. Il faudra donc prévoir l’hébergement des participants s’ils viennent de loin. Vous pouvez organiser un séminaire dans votre société, mais sortir des quatre murs peut avoir des effets bénéfiques pour vos salariés. Ou dans le cas où vous ne possédez pas de salle, capable de réunir de nombreuses personnes, vous devez trouver un lieu comme hotel-seminaire.be pour effectuer ces événements. L’idéal est de réaliser un séminaire à l’hôtel, car vous aurez à la fois la salle de réunion et l’hébergement des participants. Ce qui évitera de faire des déplacements qui augmenteront le budget.

Seulement organiser un événement à l’hôtel peut s’avérer difficile en haute saison, car l’agenda risque d’être surbooké avec d’autres rencontres privées. Si vous avez donc le choix de la date, un séminaire en basse saison permet de réserver les dates que vous voulez, et les hôtels peuvent proposer des promotions pendant cette période. 

Le choix d’un établissement hôtelier

Maintenant que vous avez décidé de réaliser le séminaire dans un établissement hôtelier, il faudra maintenant définir les critères du lieu idéal.

En fonction de vos invités, vous avez le choix sur le standing de l’hôtel que vous louez. Pour un séminaire de dirigeants, directeurs, hôtels cinq étoiles conviennent mieux. Pour des séminaires pour salariés, des hôtels plus modestes, sans être bas de gamme, seraient mieux adaptés, car il faut penser au retour sur investissement.

L’idéal serait un lieu où il y a tous les services utiles pendant la durée de la réunion : l’hébergement, la salle de séminaire, la restauration, d’autres activités si nécessaires. Ceci toujours dans le but d’éviter des va-et-vient entre plusieurs endroits. Il est toutefois indispensable de vérifier la qualité des tous ces éléments.

Les détails de la salle sont à vérifier : la taille doit être ajustée au nombre des invités, ni trop grande pour ne pas engloutir le peu d’invités qui y sera, ni trop petite pour éviter qu’ils s’y entassent.

La disponibilité des équipements indispensables pour le bon déroulement de la rencontre : vidéoprojecteur, flip chart, sonorisation, prises électriques… Une salle bien lumineuse est préférable. La présence de climatisation ou de chauffage est aussi indispensable pour le confort des participants. Les détails bien pensés font la différence.

Un paysage et un environnement agréables doivent être choisis, car quitte à sortir du bureau, autant que ce soit dans un bel endroit. Le calme est à privilégier, car c’est quand même une séance de travail.

Mais avant toute décision, le choix de l’endroit dépend du budget. 

Faire appel à un organisateur événementiel

Il est également possible de faire appel à une agence événementielle pour préparer un événement de votre entreprise. Le professionnalisme de l’agence sera utile pour tout organiser.

Les avantages de recruter un spécialiste de l’organisation sont nombreux : sa capacité à négocier les tarifs auprès des établissements hôteliers, sa connaissance de ces mêmes établissements pour vous proposer celui qui correspond à votre demande. Un professionnel saura adapter l’offre à votre besoin et à votre budget. Vous serez déchargé de la préparation tout en maîtrisant le déroulement, car le professionnel agira selon vos directives.

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